Depuis le 1er Janvier 2022, Qualiopi est l’unique certification qui permet aux organismes de formation d’être financés par les financements publics ou mutualisés tels que les OPCO ou le CPF. Cette certification a pour objectif de garantir la qualité des formations mises en place par les organismes, quelque soit leur activité : formations, bilans de compétences, validation des acquis de compétences… Elle est destinée aux organismes de formation, aux CFA, aux accompagnateurs VAE ou aux centres de bilans de compétences.
Obtenir la certification Qualiopi permettra de vous valoriser auprès de vos clients, c’est un gage de qualité et de fiabilité.
Si vous n’êtes pas encore certifié, il n’est pas trop tard ! Nous allons voir dans cet article quels sont les critères à remplir pour bénéficier de cette certification et comment y accéder de façon sécurisée.
Les critères de la certification Qualiopi
On compte 7 critères pour obtenir la certification Qualiopi, les voici en détail :
1 : Une communication sur son offre adaptée à son public
L’organisme doit pouvoir offrir une communication adaptée à son public et à son offre. La communication doit avant tout être accessible, détaillée et vérifiable. Les éléments sur lesquels il est important de communiquer sont les prérequis, les objectifs et les modalités de la prestation :
- les délais d’accès à la formation,
- la durée de la formation,
- les tarifs, les méthodes utilisées, l’évaluation,
- l’accès aux personnes en situation de handicap.
2 : Proposer des formations adaptées
Pour assurer la certification, l’organisme doit proposer des formations adaptées aux besoins de sa cible et répondre à ses attentes. Pour cela, le contenu et les modalités doivent être en lien avec l’objectif du bénéficiaire afin de lui assurer une formation enrichissante en concordance avec son projet professionnel.
3 : Informer et accompagner le public durant la formation
Un autre critère à respecter pour être conforme aux normes Qualiopi est d’assurer un bon suivi et un accompagnement qualitatif à ses clients. Il est donc important de les informer sur les conditions et le déroulement de la formation. Votre rôle est d’accompagner, de rassurer et d’anticiper les difficultés qui pourraient être rencontrées par vos clients.
En tant que centre de bilan de compétences, vous pouvez mettre à la disposition de vos bénéficiaires des outils qui vont les aider dans leur processus de transition professionnelle. VisioMétiers est par exemple un outil qui facilite les enquêtes métier. En proposant l’usage de cette plateforme à vos bénéficiaires, vous leur mettez à disposition un grand réseau de professionnels disponibles pour échanger avec eux en visio ou par téléphone.
Les bénéficiaires organisent les rencontres en toute autonomie mais se sentent accompagnés et rassurés grâce à ce service. Ils sont confrontés à la réalité des métiers qui les intéressent et peuvent avoir une vision claire de leurs envies professionnelles, sans le stress de se retrouver face à des professionnels qui n’acceptent pas de se prêter à l’exercice de l’enquête métier.
L’objectif principal de ce critère est de au maximum les abandons liés à un manque de suivi ou d’accompagnement. Donner les bonnes cartes en main à ses bénéficiaires, c’est augmenter leurs chances de réussite.
4 : Garantir un environnement favorable à l’apprentissage
L’organisme de formation doit mettre en avant les moyens utilisés pour assurer la réussite de ses bénéficiaires. Voici quelques éléments à mettre en avant :
- les outils informatiques à disposition ( ex : outils comme VisioMétiers, tests de personnalité…),
- le matériel utilisé
- les ressources pédagogiques
5 : S’assurer des compétences de l’équipe de l’organisme de formation
Afin de garantir l’obtention de la certification, l’organisme se doit d’avoir un personnel formé qui sait cibler les attentes des clients pour ainsi mieux répondre à leur besoin. L’équipe compétente sera le reflet d’un réel gage de qualité, de sérieux et de confiance auprès des clients.
6 : S’investir dans l’environnement professionnel
L’un des critères les plus stimulants pour effectuer la certification Qualiopi est l’investissement dans son environnement professionnel, c’est-à-dire de faire en sorte de maintenir son centre de formation à jour et informé des dernières innovations. Ce critère prend également en compte l’accueil des publics en situation de handicap en leur proposant des accompagnements adaptés.. Il existe des centres de bilans de compétences qui font preuve d’innovation pour répondre au mieux aux besoins de leurs clients et se différencier de la concurrence. Voici quelques exemples de bonnes pratiques.
7 : Tenir compte des feedbacks clients
Avoir des retours client positifs c’est une bonne chose, mais savoir accepter les mauvaises critiques c’est encore mieux. Voici le dernier critère à valider pour obtenir la certification Qualiopi. L’organisme doit pouvoir répondre à toutes les réclamations faites et cela dans le respect des bonnes mœurs. Il ne faut pas omettre l’amélioration continue de l’organisme qui est un point très important dans ce critère.
Une fois tous les critères validés, il faut s’intéresser aux démarches à effectuer pour obtenir la certification. Il est important de suivre ces étapes et d’être le plus rigoureux afin d’être certifié dans les délais les plus rapides. Il faut compter quelques mois pour recevoir la validation. Il existe, néanmoins, certaines solutions accélératrices qui permettent d’obtenir la certification en quelques semaines.
Comment obtenir la certification Qualiopi
Pour permettre aux organismes d’être finançables par les pouvoirs publics, la certification Qualiopi est un élément indispensable. De plus en plus de centres de formations sont certifiés, ce qui représente pour eux un élément différenciant et est gage de qualité.
Voici les étapes à suivre pour obtenir cette certification :
Demande
À effectuer auprès d’un organisme certificateur afin d’obtenir une proposition d’audit comprenant le prix, la date, la durée et les modalités. Il existe une liste d’organismes certificateurs, qui est mise à jour régulièrement, proposée par le Ministère du Travail.
Contractualisation
Il s’agit de la signature entre l’organisme de formation et l’organisme certificateur afin de pouvoir obtenir la proposition d’audit. Il faut compter un délai d’au minimum 3 semaines entre la signature du contrat et le déroulement de l’audit. Vous pouvez signer et payer en ligne.
Préparation
À cette étape, il y a la possibilité de demander un pré-audit, qui aura pour objectif d’anticiper les critères nécessaires à la certification mais qui permettra également de vous préparer afin de répondre aux indicateurs.
Audit
Il vous est conseillé de mener un diagnostic qualité sur votre structure et d’identifier les non-conformités avant de passer l’audit Qualiopi. Lors de celui-ci vous serez amené à remplir 7 critères requis par le référentiel national qualité, afin d’obtenir la certification.
Certification
Si votre organisme de formation répond à tous les critères demandés, vous pouvez être certifié Qualiopi. Avec cette certification, vous apparaitrez sur le site du Ministère du travail et vous permettrez à vos bénéficiaires d’utiliser les financements publics tels que l’OPCO et le CPF, ce qui constitue une motivation supplémentaire au choix de votre organisme face à un autre.
Surveillance
La certification Qualiopi doit être renouvelée tous les 3 ans afin qu’elle continue d’être valable. Nous vous conseillons d’anticiper et de réaliser un audit de surveillance au courant de la 2ème année.
Quelques astuces pour aider à la validation :
Tout au long de l’article nous avons vu que les critères sont nombreux et pas toujours simples à remplir. Nous vous donnons quelques astuces pour vous aider à faciliter votre certification.
L’innovation et le sérieux de l’organisme sont les éléments les plus importants qui reflètent la qualité de la formation enseignée. C’est ce que souhaite attester la qualification Qualiopi.
En ce qui concerne ces critères, la plateforme VisioMétiers a déjà fait ses preuves et a permis à de nombreux centres de gagner des points pour obtenir cette certification, notamment grâce à la valeur ajoutée de son utilisation pour accompagner la transition professionnelle. On peut également évoquer le cabinet A2L Consulting qui propose un grand nombre d’outils et de méthodes pour faciliter la réflexion professionnelle tels que la Méthode Agile, le Scrum, l’utilisation du diagramme de Gantt etc..
Nous espérons que ces quelques astuces vous aideront à répondre à un grand nombre de critères requis et vous permettront de valider plus facilement la certification Qualiopi.
